NPO-Strategieumsetzung: So kommen Sie vom Reden ins Tun

Schluss mit langem Diskutieren – packen Sie’s an!

In der Strategie Ihrer NPO gibt es bestimmt viele spannende Ideen und Themen mit grossem Potenzial. Aktuell hören wir oft: «Wir sollten unbedingt im Bereich Künstliche Intelligenz (KI) ‘etwas’ tun.» KI bietet neue Möglichkeiten, um die eigene Effizienz und Wirkung zu steigern, sei es durch automatisierte Prozesse oder datengetriebenes Fundraising. Oder vielleicht ist es ein anderes grosses Thema, das Sie umtreibt, wie die Nachhaltigkeit – beispielsweise die Reduktion Ihres CO₂-Ausstosses. Solche «grossen» Ideen und Visionen mit viel Potenzial stehen bei vielen NPO auf der Agenda.

Leider bleiben sie oft Wünsche. Das Tagesgeschäft frisst die Zeit und Energie, und die Ideen geraten ins Stocken. Bei einer nächsten Vorstandssitzung heisst es dann wieder: «Man müsste da ‘etwas’ tun …»

Aber wie schaffen Sie den Sprung von Ideen zu greifbaren Resultaten?

Pilotprojekte bieten einen klaren, pragmatischen Weg, um ins Handeln zu kommen. Sie ermöglichen es, klein zu starten, erste Ergebnisse zu erzielen und aus Erfahrungen zu lernen – ohne grosse Ressourcen zu binden oder unnötige Risiken einzugehen. Hier erfahren Sie in vier konkreten Schritten, wie Sie Pilotprojekte gezielt einsetzen können, um Blockaden zu überwinden und Ihre Ideen endlich umzusetzen.

Was ist ein Pilotprojekt?

Ein Pilotprojekt ist ein zeitlich begrenzter Testlauf, um neue Ideen kontrolliert und im kleinen Rahmen auszuprobieren. Der Vorteil: Sie sammeln wichtige Erkenntnisse über die Machbarkeit und Wirkung Ihrer Idee, bevor Sie das Projekt auf die gesamte Organisation oder Zielgruppe ausweiten. Gerade bei grossen, komplexen Themen wie KI oder Nachhaltigkeit kann der Grundsatz «Gross denken, klein anfangen» erfolgsversprechend sein. Sie erproben, ob eine Idee unter realen Bedingungen funktioniert, ohne gleich grosse Risiken einzugehen oder viele Ressourcen zu binden.

Vier Schritte für den erfolgreichen Einsatz von Pilotprojekten

1. Fokus schaffen: Eine Idee pro Periode auswählen

Oft werden in NPO zu viele Projekte gleichzeitig angegangen, sodass keines wirklich vorankommt. Die Lösung: Konzentrieren Sie sich auf eine einzige Idee pro Periode – etwa pro Quartal oder Halbjahr – und setzen Sie alles daran, diese erfolgreich umzusetzen.

• Ideen priorisieren: Sammeln Sie Ideen und bewerten Sie sie nach Relevanz und strategischer Bedeutung. Ein digitales Board oder eine Liste hilft, den Überblick zu behalten. Kriterien wie der potenzielle Einfluss auf die strategischen Ziele und die benötigten Ressourcen sollten bei der Auswahl berücksichtigt werden. Ein KI-Tool für gezieltes Fundraising oder ein Pilotprojekt zur CO₂-Reduktion durch nachhaltige Mobilität könnten als erste Projekte dienen.
• Ein klares Ziel festlegen: Entscheiden Sie sich für eine Idee, die in einem festgelegten Zeitraum umgesetzt werden kann. Diese Fokussierung hilft, Überlastung zu vermeiden und Ihre Ressourcen gezielt auf ein einziges Projekt zu lenken. Mit vereinten Kräften erzielen Sie so nachhaltigere Ergebnisse.

2. Klares Briefing und schnelles Team

Sobald eine Idee feststeht, sollten Sie als erstes prüfen, ob sie machbar ist. Ein kurzes, klares Briefing ist hier entscheidend. Dieser vorbereitende Schritt – oft als «Spike» bezeichnet – umfasst eine gezielte Analyse, um die nächsten Schritte zu bestimmen.

• Briefing erstellen: Ein präzises Briefing beantwortet Fragen wie: «Welches Problem soll gelöst werden?», «Gibt es ähnliche Lösungen?», «Welche Ressourcen sind nötig?» Ein Beispiel: Wenn Sie mit KI im Fundraising experimentieren, könnte das Briefing mögliche KI-Tools für bestimmte Spendergruppen abdecken.
• Zeitrahmen setzen: Zwei bis vier Wochen reichen meist aus, um die Machbarkeit einer Idee zu prüfen und erste Ergebnisse zu erzielen. Ein klarer Zeitrahmen erhält die Dynamik des Projekts.
• Stakeholder gezielt einbinden: Beziehen Sie pragmatisch die wichtigsten Stakeholder ein, die den Projekterfolg beeinflussen können – typischerweise Vorstandsmitglieder, Vertreterinnen und Vertreter des operativen Managements und die Projektverantwortlichen. So stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Perspektiven einfliessen, ohne den Prozess zu verlangsamen.

3. Pilotprojekte: Schnell und pragmatisch starten

Der Kern jeder Strategieumsetzung liegt in der zügigen Realisierung von Pilotprojekten. Sie bieten die Möglichkeit, eine Idee im kleinen Massstab zu testen. Das Prinzip «Fail fast, learn fast» aus dem agilen Projektmanagement passt perfekt: Fehler sind erlaubt, solange daraus gelernt wird.

• Klein und machbar beginnen: Starten Sie das Pilotprojekt mit minimalem Aufwand, um herauszufinden, wie die Idee in der Praxis funktioniert. Ein erster Schritt könnte ein kleiner Pilotversuch zu einem CO₂-Reduktionsprogramm sein, bei dem für ein bestimmtes Team die Reiserichtlinien testweise auf öffentliche Verkehrsmittel und Fahrgemeinschaften umgestellt werden. Nach vier Wochen lässt sich bereits eine erste Einschätzung vornehmen, wie die Massnahme greift und welche Regeln sinnvoll sind.
• Mitarbeitende einbeziehen: Pilotprojekte bieten Raum für kreative Lösungen und motivieren das Team. Oft entstehen aus kleinen Pilotprojekten erfolgreiche, langfristige Ansätze.

4. Ergebnisse bewerten und iterieren

Ein entscheidender Schritt nach dem Pilotprojekt ist die Analyse der Ergebnisse: Was hat funktioniert? Was muss angepasst werden? Im agilen Projektmanagement ist der kontinuierliche Verbesserungsprozess entscheidend.

• Retrospektive durchführen: Bewerten Sie das Projekt im Team und dokumentieren Sie, was funktioniert hat und was verbessert werden muss. Diese Dokumentation hilft, für zukünftige Projekte zu lernen.
• Schrittweise skalieren: Wenn das Pilotprojekt erfolgreich war, können Sie die Idee schrittweise auf grössere Teams oder andere Bereiche, Regionen oder Zielgruppen ausweiten. So stellen Sie sicher, dass die gesammelten Erkenntnisse in eine nachhaltige Skalierung einfliessen.

Vorteile und Risiken von Pilotprojekten in NPO

Vorteile:

• Geringeres Risiko: Pilotprojekte erlauben es, Ideen in kleinem Rahmen zu testen, bevor viele Ressourcen eingesetzt werden. So können Sie bei Problemen im kleinen Rahmen schnell reagieren.
• Lernchancen: Durch das Prinzip «Fail fast, learn fast» bieten Pilotprojekte die Möglichkeit, aus Herausforderungen und Fehlern zu lernen und direkt Verbesserungen vorzunehmen.
• Motivierte Mitarbeitende: Da Pilotprojekte oft Raum für Kreativität bieten und schnell sichtbare Ergebnisse erzielen, fördern sie das Engagement im Team. Auch Freiwillige und Ehrenamtliche schätzen die Möglichkeit, aktiv an einer Veränderung mitzuwirken.
• Nachhaltige Skalierung: Eine Idee, die sich im Pilotprojekt bewährt, kann auf die gesamte Organisation ausgeweitet werden. Pilotprojekte schaffen Vertrauen und sichern die langfristige Umsetzung durch bewährte Konzepte.

Typische Risiken:

• Überzogene Erwartungen: Pilotprojekte sind Testläufe – erwarten Sie also nicht immer direkt ein perfektes Ergebnis. Sehen Sie den Lernaspekt im Vordergrund.
• Zeitdruck: In Pilotprojekten sind kurze Zeiträume bewusst erwünscht, was zu unrealistischen Zielsetzungen führen kann. Eine sorgfältige Planung und klare Priorisierung helfen, diesen Druck abzufedern.
• Unzureichende Ressourcen: Auch ein Pilotprojekt benötigt Ressourcen. Realistische Planung und ausreichende Unterstützung sind hier entscheidend.

Best Practices für Pilotprojekte

Um sicherzustellen, dass Ihre Pilotprojekte erfolgreich sind und wertvolle Einblicke für Ihre NPO bieten, beachten Sie diese Grundsätze:

• Klare Ziele setzen: Definieren Sie spezifische Ziele für das Pilotprojekt: «Welche Problemlösung wollen wir testen? Was deutet auf Erfolg hin?»
• Einbindung der Stakeholder sichern: Informieren und beteiligen Sie alle relevanten Beteiligten, um Vertrauen zu schaffen und die Ziele des Pilotprojekts klar zu kommunizieren.
• Transparenz und Feedback fördern: Teilen Sie regelmässig Fortschritte und Erkenntnisse und holen Sie Feedback ein, um Anpassungen frühzeitig vorzunehmen.
• Erfolge dokumentieren: Halten Sie fest, was funktioniert und was verbessert werden muss, um für zukünftige Projekte zu lernen.

Praxisbeispiele: So funktionieren Pilotprojekte in NPO

1. KI-gestützte Spenderanalyse für gezielteres Fundraising:
   Ein Pilotprojekt kann darin bestehen, mithilfe von KI Spenderdaten zu analysieren und Muster zu erkennen, um potenzielle Grossspender gezielter ansprechen zu können. In einer Testgruppe werden personalisierte Nachrichten getestet. Die Ergebnisse zeigen, ob das Projekt auf weitere Spendergruppen ausgeweitet werden kann.
2. Schulungen im Freiwilligenmanagement für einen Sportverband:
   Ein Sportverband führte eine Schulungsreihe zur Freiwilligengewinnung testweise in drei Vereinen durch. Nach drei Monaten zeigte sich, dass die Vereine mehr Ehrenamtliche gewinnen konnten, kleinere Vereine aber zusätzliche Unterstützung benötigten. Das Feedback half, das Programm vor der landesweiten Einführung zu optimieren.
3. Recycling-Initiative für eine Organisation mit inklusiven Arbeitsplätzen:
   Ein Sozialunternehmen testete in einem Stadtteil den Abholservice für Elektroschrott. Die Mitarbeitenden übernahmen die Sortierung, und es wurde analysiert, wie die Prozesse optimiert werden könnten. Die Nachfrage war höher als erwartet, und logistische Herausforderungen wurden früh erkannt. Diese Erkenntnisse halfen, die Infrastruktur frühzeitig auszuweiten.

Fazit: Mit Pilotprojekten vom Reden ins Tun kommen

Oft scheitern Strategien nicht an ihrem Potenzial, sondern daran, dass sie nie oder nur ansatzweise umgesetzt werden. Pilotprojekte bieten einen pragmatischen Weg, um Ideen in die Tat umzusetzen. Es geht nicht darum, von Anfang an die perfekte Lösung zu haben – der erste Schritt zählt. Testen Sie, lernen Sie und entwickeln Sie sich weiter.

Falls Ihre Organisation immer wieder an denselben Hürden scheitert, kann externe Unterstützung sinnvoll sein. Unsere Erfahrung in der Strategie- und Organisationsentwicklung hilft, Blockaden zu überwinden und klare Massnahmenpläne zu entwickeln, die den Weg zur erfolgreichen Strategieumsetzung ebnen.

Mit einem klaren Plan und einer Portion Pragmatismus wird aus dem «Man müsste mal» ganz schnell ein «Wir haben es gemacht.»

Welches Pilotprojekt können Sie bereits heute anstossen?