Braucht es viel Aufwand, um als NPO den Einstieg ins agile Management zu finden? Nein. Mit diesen 7 Impulsen zeigen wir, dass der Einstieg ins agile NPO-Management kein Hexenwerk ist. Durch konsequente Anwendung einzelner Methoden erzielen Sie rasch grosse Wirkung. Agile und klassische Ansätze lassen sich dabei geschickt kombinieren, wie unsere Erfahrungen zeigen.
1. (Er-)klären Sie, welche Ziele erreicht werden sollen!
Stellen Sie sich unabhängig von den konkreten Herausforderungen zunächst die Frage: Welche Ziele möchten wir erreichen? In einem sich wandelnden Umfeld ist eine klare Zielorientierung von entscheidender Bedeutung. Schaffen Sie innerhalb Ihrer Organisation ein gemeinsames Verständnis darüber, in welche Richtung sich Ihre NPO entwickeln soll. Dadurch bestimmen Sie, wie Sie auf bevorstehende Anforderungen reagieren können. Die Klärung der Ziele ist unerlässlich. Erst dann entscheiden Sie, ob agile oder klassische Methoden zum Einsatz kommen sollen.
Leitgedanke: Prägnante Strategien mit klaren Schwerpunkten bilden die Grundlage für agiles NPO-Management. Sie werden partizipativ erarbeitet und regelmässig überprüft.
2. Klären Sie Ihre Haltung in Bezug auf Agilität!
Die erfolgreiche Umsetzung agiler Arbeitsweisen setzt Ihre Überzeugung als Führungskraft voraus. Sie sind gefordert, diese Prinzipien zu ermöglichen und einzufordern. Delegation von Verantwortung oder interdisziplinäres Arbeiten in kurzen Bearbeitungs- und Reflexionszyklen sind entscheidend. Nehmen Sie sich Zeit für eine Selbstreflexion und seien Sie ehrlich zu sich selbst: Sind Sie bereit, Verantwortung abzugeben, ohne ständig über die Linie einzugreifen? Haben Sie Vertrauen in die Effektivität von selbstorganisierten Teams? Wie gehen Sie mit Unsicherheit bezüglich neuer Arbeitsweisen um? Wie wichtig ist Ihnen Ihre Positionsmacht? Sind Sie bereit, Ihr Führungsverhalten mehr in Richtung Coaching und Sparringpartner zu entwickeln?
Leitgedanke: Vertrauen Sie darauf, dass Sie und Ihr Team die Fähigkeiten und Ressourcen haben, um erfolgreich neue Wege einzuschlagen!
3. Leben Sie Interdisziplinarität und Diversität!
Sie sind zur Überzeugung gelangt, dass agile Ansätze die Zielerreichung Ihrer Organisation optimal unterstützen können. Statt die gesamte Organisation von Anfang an agil auszurichten, ist es ratsam, schrittweise neue Arbeitsweisen kennenzulernen. Doch wo sollten Sie anfangen? Initiativen im Bereich Innovation und Lösungsfindung für komplexe Fragestellungen erweisen sich in der Praxis als wertvoll. Sie erfordern die Zusammenarbeit von Menschen aus verschiedenen Fachbereichen und mit unterschiedlichen Hintergründen und Kompetenzen.
Für NPO bietet sich je nach Grösse der Organisation die besondere Möglichkeit, verschiedene Perspektiven für die Bearbeitung solcher Initiativen zusammenzubringen: Freiwillige, Ehrenamtliche und hauptamtlich tätige Personen. Initiativvorschläge können auch bottom-up eingebracht und in einem strukturierten Vorgehen ausgewählt werden. Durch interdisziplinäre und diverse Teamzusammensetzung werden bestehende «Silos» aufgebrochen und die organisationsübergreifende Zusammenarbeit gestärkt. Das Team organisiert sich selbst, begleitet von einer mit agilen Arbeitsweise vertrauten Person. Festgelegt werden lediglich das Ziel, die Bearbeitungsdauer, das Zeitbudget pro Teammitglied und gegebenenfalls ein Sachkostenbudget. Typischerweise beträgt der Zeitrahmen für eine Initiative 8 – 12 Wochen.
Am Ende präsentiert das Team die Ergebnisse vor einem breiten Publikum. Dabei teilt es seine Lernerfahrungen und Schlussfolgerungen mit.
Leitgedanke: Bewusst gelebte Interdisziplinarität und Diversität fördern in vielerlei Hinsicht eine agilere Organisationskultur.
4. Integrieren Sie Ihre NPO-Stakeholder in Innovations-Initiativen!
Die Einführung agiler Methoden führt oft dazu, dass Organisationen sich mit sich selbst beschäftigen. Dieses scheinbare Paradox lässt sich einerseits damit erklären, dass neue Arbeitsweisen Zeit für interne Klärungen und Verinnerlichung benötigen. Andererseits besteht häufig die Fehlinterpretation, dass agile Arbeitsweisen ausschliesslich zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit dienen.
Um dem Risiko der «Selbstbeschäftigung» in Ihrer NPO entgegenzuwirken, empfehlen wir Ihnen Folgendes: Starten Sie mit zwei oder drei agilen Innovationsinitiativen, die ein konkretes Kunden-, Mitglieder- oder Stakeholderproblem lösen. Beziehen Sie von Anfang an Stakeholder-Vertreterinnen oder -Vertreter in das Team ein, um den Fokus auf den Mehrwert für die Leistungsempfänger zu legen. Die aktive Beteiligung verschiedener Stakeholder erhöht die Wahrscheinlichkeit, bedarfsgerechte Lösungen schnell zu finden und das Team für die Anliegen der Stakeholder zu sensibilisieren.
Stellen Sie also sicher, dass Agilität auf den Nutzen für die Leistungsempfänger Ihrer Organisation ausgerichtet ist!
Leitgedanke: Stakeholderintegration fördert den Mehrwert und die Bedarfsgerechtigkeit agiler Lösungen.
5. Entdecken Sie neue Perspektiven und experimentieren Sie mutig!
Agilität erfordert nicht nur die Fähigkeit zur (Selbst-)Reflexion, sondern auch die Bereitschaft, neue Perspektiven einzunehmen und mutig zu experimentieren. Als Führungskraft ist es lehrreich, sich in wechselnden Rollen zu üben und sich in agile Teams einzufügen. Dabei sollten Sie nicht auf die gewohnte Positionsmacht als Linienmanagerin oder Linienmanager zurückgreifen. Dies stärkt nicht nur Ihre Vorbildrolle im organisatorischen Wandel, sondern eröffnet Ihnen auch wertvolle Einblicke in Ihre eigenen Verhaltensmuster.
Gleichzeitig sollten Sie sich bewusst sein, dass es kein Patentrezept für mehr Agilität gibt. Jede Organisation muss ihren eigenen Weg finden. Anstatt lange zu studieren, ist es wichtig, einfach anzufangen und bewusst mit verschiedenen agilen Methoden zu experimentieren. Finden Sie heraus, was für Ihre Organisation geeignet und nützlich ist, und seien Sie bereit, Anpassungen vorzunehmen.
Leitgedanke: Durch das Erkunden neuer Perspektiven und mutiges Experimentieren gewinnen Sie wertvolle Erkenntnisse.
Sind Sie an unseren Praxiserfahrungen interessiert?
In unserem Blog teilen wir ca. 1x im Monat unsere Erfahrungen aus Kundenprojekten.
6. Nutzen Sie die Kraft von Retrospektiven für kontinuierliche Verbesserung!
Unterschätzen Sie nicht die Kraft von Retrospektiven in Ihrer Organisation. Strukturierte Rückblicke im Team ermöglichen die Reflexion der Arbeit insgesamt und der individuellen Beiträge. Dabei identifizieren Sie, was gut lief und wo Verbesserungspotenzial besteht. Retrospektiven stärken den Zusammenhalt, verbessern die Zusammenarbeit und letztlich die Qualität der Arbeit. Sie helfen Konflikte zu vermeiden und fördern eine offene Feedbackkultur, die im agilen Kontext besonders wichtig ist. Durch regelmässige und systematische Anwendung werden Retrospektiven zu einem äusserst effektiven Instrument für individuelles und organisatorisches Lernen. Nutzen Sie konsequent die Chance, gemeinsam Rückblick zu halten, Ihr Handeln zu reflektieren und zu optimieren.
Leitgedanke: Durch kontinuierliche Reflexion fördern Sie das Lernen im Team.
7. Erkunden Sie das Potenzial agiler Meetingformate für mehr Effizienz
Agile Meetingformate sparen Zeit und gestalten Besprechungen effizient. Klare Ziele, strukturierte Moderation, vorab festgelegte Fragen, begrenzte Redezeit und Fokussierung auf Sachthemen sind das Erfolgsrezept. Ein Beispiel dafür ist das tägliche Stand-up-Meeting. Dabei trifft sich das Team kurz am Morgen, um den aktuellen Status und die Ziele für den Tag zu besprechen. Check-in zu Beginn und Check-out am Ende eines Meetings fördern die bewusste und konzentrierte Anwesenheit aller Teilnehmenden. Die Herausforderung besteht darin, die Umsetzung dieser Formate konsequent und diszipliniert zu gestalten.
Leitgedanke: Agile Meetingformate nutzen das Potenzial effizienter und fokussierter Besprechungen.
Diese 7 Impulse sind ein pragmatischer Einstieg in die Förderung von Agilität in Ihrer Organisation. Sie ergänzen bewährte Führungsmethoden mit agilen Elementen im täglichen Führungsalltag. Es ist kein Hexenwerk! Beachten Sie, dass Wandel Zeit braucht. Er erfordert Veränderungen im Denken und Verhalten der Menschen in Ihrer Organisation. Bleiben Sie am Ball und gestalten Sie aktiv die agile Transformation Ihrer Organisation!