Agile Führung in NPO: 10 Gründe, warum Retrospektiven einfach stark sind

Retrospektiven sind weit mehr als nur ein Instrument für den Jahresrückblick. Sie unterstützen Teams dabei, regelmässig innezuhalten und ihre Arbeit zu reflektieren – unabhängig vom Projektstatus oder Kalenderjahr. Ursprünglich in der Softwareentwicklung entstanden, sind Retrospektiven heute eine beliebte Methode, um im Team systematisch auf die letzten Wochen oder Monate zurückzublicken. Erfolge sollen bewusst wahrgenommen, Herausforderungen identifiziert und konkrete Verbesserungsmassnahmen entwickelt werden. Besonders für NPO, die über begrenzte Ressourcen verfügen und auf die Zusammenarbeit mit freiwillig Engagierten angewiesen sind, sind Retrospektiven ein wertvolles Werkzeug, um Teams zu stärken und die Arbeit gezielt zu verbessern.

Warum Retrospektiven gerade für NPO besonders wirkungsvoll sind und wie Sie diese Methode gewinnbringend einsetzen können – dafür sprechen 10 gute Gründe.

1. Einfach umzusetzen

Retrospektiven sind eine einfache Methode, die keine kostspieligen Tools oder langwierige Schulungen erfordert. Sie können diese jederzeit in Teams, Kommissionen oder in Projektgruppen einsetzen. Wichtig ist eine offene Atmosphäre, in der alle ehrlich und respektvoll ihre Erfahrungen und Perspektiven einbringen können. Das Ziel ist ein gemeinsamer Lernprozess.

Praxis-Tipp: Viele NPO starten mit einfachen Formaten wie «Start, Stop, Continue». Hier reflektiert das Team, was in Zukunft gestartet, gestoppt oder fortgesetzt werden sollte. Dieses Format ist leicht zu verstehen und gibt den Beteiligten einen konkreten, klar strukturierten Rahmen für ihre Ideen.

2. Schneller und spürbarer Nutzen

Regelmässige Retrospektiven helfen Ihnen, schnell zu erkennen, was gut funktioniert und wo Anpassungen nötig sind. Zu Beginn legt das Team die Ziele fest, die als roter Faden dienen und für Klarheit sowie Struktur sorgen. Im Rahmen der Retrospektiven werden Herausforderungen frühzeitig sichtbar, sodass sie sofort angegangen werden können. Teams, die Retrospektiven regelmässig durchführen, profitieren oft von direkterer Kommunikation und klareren Prioritäten.

Praxis-Tipp: Falls Ihr Team keine Retrospektiven-Erfahrung hat, starten Sie mit dem Format «Mad, Sad, Glad». Hier wird zunächst gesammelt, was gut lief und Freude gemacht hat («Glad»), was herausfordernd war («Sad») und was vielleicht sogar frustriert hat («Mad»). Dieses einfache Vorgehen fördert ehrliches Feedback und ermöglicht schnelle Anpassungen.

3. Effizientere Nutzung Ihrer Ressourcen

In NPO, wo Zeit und Mittel oft knapp sind, bieten Retrospektiven eine wertvolle Möglichkeit, den Ressourceneinsatz gezielt zu optimieren. Sie unterstützen Sie dabei, Engpässe frühzeitig zu erkennen und die Effizienz Ihres Teams nachhaltig zu steigern.

Regelmässige Retrospektiven führen dazu, dass Teams ihre Zeit und Energie zielgerichteter einsetzen. Sie erkennen, welche Aktivitäten weniger Wert schaffen und wo sich Abläufe straffen lassen. Das spart nicht nur Ressourcen, sondern führt auch zu einer besseren Teamdynamik.

Praxis-Tipp: Nutzen Sie Retrospektiven zur Ressourcenreflexion. Fragen Sie z. B.: «Was kostet uns am meisten Zeit, ohne dass es uns direkt hilft, unsere Ziele zu erreichen?» Solche Fragen schaffen Klarheit und helfen, Prioritäten zu setzen.

4. Flexibel anpassbar für jede Situation

Retrospektiven sind vielseitig einsetzbar und lassen sich flexibel an die Bedürfnisse Ihres Projekts oder Teams anpassen. Egal, ob Sie am Anfang eines Projekts stehen oder mitten in einer intensiven Phase: Retrospektiven schaffen den Raum, aktuelle Herausforderungen gemeinsam zu reflektieren und passende Lösungen zu finden.

In bestimmten Phasen können Sie die weiter oben genannte Methode «Start, Stop, Continue» durch das erweiterte Format «K.A.L.M.» ersetzen. Dabei überlegt das Team, was es «Keep» (beibehalten), «Add» (ergänzen), «Less» (reduzieren) und «More» (verstärken) möchte.

Praxis-Tipp: Experimentieren Sie mit verschiedenen Formaten, um die passende Methode für Ihr Team zu finden. Wechselnde Ansätze halten das Interesse hoch und eröffnen stets neue Perspektiven.

5. Wertschätzende Kommunikation im Fokus

Retrospektiven lenken den Blick immer zuerst auf das, was gut lief – und bieten Ihnen so die Möglichkeit, den Einsatz jedes Einzelnen zu würdigen. Gerade in NPO, wo viele freiwillig oder ehrenamtlich mitwirken, ist diese Anerkennung entscheidend für die Motivation.

Indem Sie Positives herausstellen, schaffen Sie ein unterstützendes Umfeld und fördern das gegenseitige Vertrauen. Besonders bei Freiwilligen, die ihre Zeit unentgeltlich investieren, ist ein Gefühl der Wertschätzung essenziell für ein langfristiges Engagement.

Praxis-Tipp: Betonen Sie die Erfolge, indem Sie gezielt fragen: «Was lief besonders gut, und wer war daran beteiligt?» So rücken Sie das Positive in den Vordergrund.

6. Verschiedene Perspektiven einbeziehen

In Retrospektiven lassen sich verschiedene Perspektiven mit einbeziehen – seien es die von Spendern, Partnern oder Ihrer Zielgruppe. Diese Vielfalt hilft, ein umfassendes Verständnis der eigenen Arbeit zu gewinnen und passende Lösungen für bestehende Herausforderungen zu entwickeln.

Retrospektiven mit einer breiten Perspektivenvielfalt fördern das gegenseitige Verständnis und verbessern die Zusammenarbeit. In vielen NPO ergeben sich durch den Einbezug von Stakeholdern interessante neue Ideen und Anregungen, die in interne Teamsitzungen oft gar nicht auftauchen würden.

Praxis-Tipp: Überlegen Sie, welche Perspektiven Ihre Arbeit bereichern könnten. Bieten Sie Schlüssel-Stakeholdern die Möglichkeit, an Retrospektiven teilzunehmen, um ihre Erfahrungen und Erwartungen zu teilen.

7. Konflikten vorbeugen und Lösungen finden

In NPO kommen Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen zusammen, was zu Missverständnissen führen kann. Retrospektiven bieten Ihnen eine Plattform, um frühzeitig sich anbahnende Konflikte anzusprechen und gemeinsam zu lösen. Das stärkt das Miteinander und verhindert, dass kleine Spannungen grösser werden.

Indem Sie regelmässig Raum für Feedback und Diskussionen schaffen, können Sie Missverständnisse klären, bevor sie zu Konflikten werden. Das stärkt das Arbeitsklima und schafft ein harmonisches Miteinander.

Praxis-Tipp: Fördern Sie eine offene Gesprächskultur, indem Sie klare, wertfreie Fragen stellen, wie etwa: «Gab es Situationen, die wir künftig anders lösen sollten?» So fühlen sich alle gehört und wertgeschätzt.

8. Individuelle Entwicklung fördern

Retrospektiven bieten jedem Teammitglied Raum für Selbstreflexion und persönliche Weiterentwicklung. Regelmässiges Feedback stärkt die Motivation und hilft dabei, individuelle Kompetenzen gezielt auszubauen.

Oft merken Teammitglieder in der Retrospektive, welche Fähigkeiten sie weiterentwickeln möchten oder welche Kompetenzen ihnen helfen, die eigene Arbeit zu optimieren. So entsteht ein konstruktiver, kontinuierlicher Lernprozess.

Praxis-Tipp: Fragen Sie, wo Teammitglieder Unterstützung brauchen oder wie sie ihre eigene Arbeit verbessern möchten. Diese Rückmeldungen bieten Ansätze für gezielte Schulungen und Weiterbildungsmöglichkeiten.

9. Organisationales Wissen festigen

Regelmässige Reflexionen helfen Ihrer Organisation, wertvolle Erfahrungen zu sammeln und zu bewahren. Gerade in NPO ist es wichtig, gewonnenes Wissen an neue Teammitglieder weiterzugeben und auch für neue Projekte nutzbar zu machen .

Retrospektiven schaffen einen Wissenspool, von dem die ganze Organisation profitieren kann. So können wichtige Erkenntnisse festgehalten und für zukünftige Projekte genutzt werden.

Praxis-Tipp: Halten Sie die wichtigsten Learnings schriftlich fest und teilen Sie diese mit neuen Teammitgliedern. So bleibt das Wissen erhalten und Ihre Organisation entwickelt sich kontinuierlich weiter.

10. Eigenverantwortung stärken

Retrospektiven fördern das Verantwortungsbewusstsein und die Selbstständigkeit im Team. Die Teammitglieder können ihre Ideen einbringen und gemeinsam Entscheidungen treffen – das stärkt das Zugehörigkeitsgefühl und fördert die Eigenverantwortung.

Indem Sie Teammitglieder ermutigen, Verantwortung zu übernehmen, schaffen Sie eine dynamische Arbeitskultur, in der sich jede und jeder als aktiver Teil der Organisation versteht. Das kommt nicht nur dem Team, sondern auch den Projektergebnissen zugute.

Praxis-Tipp: Fördern Sie Eigenverantwortung, indem Sie Fragen stellen wie: «Welche Entscheidungen können wir künftig im Team treffen?» oder «Wie können wir Verantwortlichkeiten sinnvoll aufteilen?»

Fazit: Retrospektiven – ein Schlüssel zur Teamstärkung und Kulturentwicklung in NPO

Retrospektiven sind ein kraftvolles Werkzeug für NPO, sich stetig weiterzuentwickeln und langfristig erfolgreich zu sein. Sie schaffen Raum für Reflexion, stärken das Team und fördern den gezielten Einsatz Ihrer Ressourcen. Durch regelmässige Retrospektiven gestalten Sie Ihre Arbeit effizienter und fördern eine offene, wertschätzende Kultur.

Setzen Sie auf die Kraft der Retrospektiven! Fangen Sie an, verschiedene Formate auszuprobieren, laden Sie wichtige Stakeholder ein und schaffen Sie einen Raum für ehrliche, konstruktive Reflexion. Machen Sie einen ersten Schritt und erleben Sie selbst, wie einfach Sie mit Retrospektiven eine positive Veränderung Ihrer Organisationskultur bewirken können.